Como o Processo de Cadastro Impacta na Gestão de Transportes

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Com a tecnologia cada vez mais presente no ambiente corporativo, os sistemas de gestão desempenham um papel decisivo na automação e gerenciamento de processos, garantindo maior controle e eficiência sobre as atividades. Contudo, uma das premissas para que o software produza os resultados esperados, é que os dados sejam inseridos de forma correta.

Nesse sentido, o procedimento de cadastro representa a base de todo o sistema, pois concentra as principais informações relativas a produtos e serviços, clientes e fornecedores, impostos e alíquotas, além de outros registros que refletem no negócio como um todo.

Na logística de transporte, o cadastro de dados é bastante amplo e envolve uma série de critérios. Isso se deve, principalmente, ao fato de vários processos serem executados de forma automatizada, isto é, sem a interferência do usuário após a inserção de determinadas regras e parâmetros. Portanto, o cuidado em relação ao cadastro deve ser redobrado, minimizando ao máximo a incidência de erros.

Para se ter uma ideia dos efeitos causados, listamos abaixo potenciais eventos decorrentes de falha de cadastro em Sistemas de Gestão de Transporte (TMS):

  1. Alocação de despesas em contas e centros de custos incorretos;
  2. Inconsistência na integração de arquivos eletrônicos;
  3. Distorção em cálculos de fretes e simulações de embarque;
  4. Conflito na programação financeira (pagamento de faturas);
  5. Divergência no cadastro de produtos e embalagens;
  6. Falha na seleção automática de transportadora;
  7. Imprecisão na roteirização e sequenciamento de entregas.

Certamente, em situações como essas, tanto o planejamento logístico como o fluxo de processos operacionais serão comprometidos, provocando, além de retrabalho, sérios transtornos e prejuízos para a empresa.

Com o objetivo de atuar de maneira efetiva sobre a base de dados em sistemas de gestão, elencamos algumas ações que podem eliminar eventuais problemas de cadastro:

1. Estabeleça um padrão

O cadastro vinculado a um produto ou serviço pode ser realizado de diversas formas, descrevendo ou não características como: peso, dimensão, categoria, departamento, embalagem, etc.

Todas essas informações precisam ser organizadas de modo padronizado, compreendendo a estruturação das descrições no que se refere a nomenclatura, abreviatura, sequência lógica, dados técnicos, e demais elementos essenciais ou complementares.

A padronização no cadastro de materiais elimina o registro em duplicidade e definições genéricas, classificando os itens de maneira estruturada para uma melhor rastreabilidade, pesquisa e identificação.

2. Defina responsáveis

Deliberar apenas alguns profissionais para a inserção das informações no sistema, além de otimizar recursos e ampliar o controle, reduz significativamente a probabilidade de erros.

Ter uma equipe qualificada permite que a inclusão, alteração e exclusão de registros ocorra dentro de critérios e padrões preestabelecidos, promovendo melhoria nos processos e redução de custos operacionais.

3. Revise periodicamente

Assim como é fundamental intensificar a atenção sobre novos cadastros, é necessário também manter uma gestão contínua sobre o que está ativo na base.

Sistemas que operam com dados cadastrais incorretos, itens obsoletos ou em duplicidade são mais propícios a falhas de planejamento (compras/suprimentos), bem como tem seu controle de estoque prejudicado, provocando rupturas ou aquisições desnecessárias, elevando custos e impactando em vários setores.

Da mesma forma, determinados materiais podem exigir um cadastro mais completo, incluindo: classificação fiscal, enquadramento tributário, alíquotas específicas, taxas e impostos, sendo que o saneamento e validação dessas questões é imprescindível para evitar perdas para a empresa.

Nesse sentido, investir na gestão e controle do cadastro de produtos é fundamental para elevar o desempenho dos sistemas de gestão, bem como para ampliar a eficiência das operações.

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Fonte: https://www.logisticanapratica.com.br/index.php/2017/08/07/como-o-processo-de-cadastro-impacta-na-gestao-de-transportes/

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