No último artigo desta série, vimos as principais vantagens de contratar uma tabela de frete personalizada, aderente ao perfil da mercadoria e alinhada à operação do embarcador.

Além dos ganhos citados no post anterior, uma das principais características da tabela de frete é a previsibilidade de valores. Ou seja, com os dados da carga em mãos – peso, cubagem e valor – é possível mensurar o frete de forma antecipada, o que permite ao gestor atuar de modo estratégico e proativo em relação aos custos de transporte.

Isso, por si só, já justifica a adoção de tabelas customizadas em todas as negociações.

Contudo, mesmo com uma tabela acertada com o transportador, existem formas de otimizar ainda mais seus resultados de frete, e uma delas é por meio da COTAÇÃO.

Diferentemente do BID – que é um processo estruturado, envolvendo rodadas de negociação e pré-requisitos específicos – a cotação é uma prática pontual e muito mais simples.

Ela é utilizada para buscar melhores condições de frete (preço e prazo de entrega) em situações cuja carga não favorece a tabela contratada, conciliando assim a demanda do embarcador com a disponibilidade do transportador.

Mas afinal, como fazer uma cotação e melhorar o resultado de frete?

Em seguida, você terá acesso às informações necessárias para realizar uma cotação realmente eficaz. Porém, antes de qualquer coisa, é importante reforçar que um processo de cotação não representa leilão de carga.

A cotação pode abrir portas para novas opções de transporte – que precisam ser devidamente avaliadas antes da contratação – mas também oportuniza o fortalecimento da parceria com o transportador “da casa”, que adapta sua operação e flexibiliza suas margens para atender uma necessidade específica do cliente.

Agora sim, vamos aos principais elementos de uma cotação:

1. INFORMAÇÕES DA CARGA

É fundamental ter os dados completos e as condições da contratação. Isso inclui:

• Cidade/UF de origem e destino
• CNPJ do remetente e destinatário
• Tomador do frete
• Peso do material
• Quantidade de volumes
• Dimensões totais dos volumes
• Valor da mercadoria

2. TRANSPORTADORAS PARTICIPANTES

Vimos que a cotação pode ser realizada com transportadores que já fazem parte da sua operação, como pode ser aberta para o mercado. Sendo assim, é necessário selecionar as empresas que participarão da cotação de acordo com a sua demanda.

Por exemplo, se você está no Sul e vai despachar para o Nordeste, mas conta com poucas opções para esta região na sua base de negociações, pesquise por empresas que atendem o Nordeste e verifique as propostas apresentadas.

A quantidade de transportadores por cotação pode variar de acordo com a sua necessidade e com a disponibilidade de oferta no mercado.

3. TOMADA DE PREÇOS

O contato para tomada de preços pode ser feito de várias formas, dentre elas:

• Telefone: processo mais ágil, mas é importante formalizar de alguma forma;
• E-mail: método de retorno mais demorado, porém mantém registro dos trâmites da negociação;
• Site: algumas transportadoras disponibilizam recursos automáticos e/ou canal online de atendimento através dos seus sites;
• Sistemas: existem no mercado empresas que oferecem softwares especializados em cotações e simulações de frete a partir de dados previamente cadastrados.

4. AVALIAÇÃO DAS PROPOSTAS

As condições apresentadas por cada transportador precisam ser avaliadas no sentido de atender, principalmente, as condições de preço, prazo de entrega e nível de serviço.

Sempre lembrando que, ao se tratar de uma nova transportadora, além dos requisitos acima, deve existir o cuidado de assegurar as condições mínimas da operação, como seguro de transporte, por exemplo.

Com a decisão tomada, é interessante registrar os dados da cotação nos processos internos de faturamento e/ou expedição, visando facilitar a identificação pelo transportador e assim garantir o que foi acordado entre as partes.

Para concluir, é possível identificar 03 valiosos resultados para o embarcador em um processo de cotação bem executado:

O primeiro é a potencial redução de custos de frete, objeto principal desta série de artigos;

O segundo é intensificar o relacionamento com transportadores que já fazem parte da sua base.

E o terceiro, porém não menos importante, é a oportunidade de desenvolver novos parceiros de transporte, fundamental para superar os desafios em um mercado tão dinâmico e competitivo.

Fonte – https://www.logisticanapratica.com.br/index.php/2017/06/06/precisando-melhorar-seu-resultado-de-frete-parte-iii/