Auditoria de Frete: Falhas e melhores práticas de auditoria

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Conceitos Iniciais

A auditoria de frete é um “olhar cuidadoso” e constante para assegurar que não haja anomalias e ineficiência nos processos. Incorporar essa atividade na rotina da empresa, pode identificar e evitar problemas no setor logístico, como:

  • Fraude nos pagamentos;
  • Conluio entre funcionário e transportadora;
  • Cobranças em duplicidade;
  • Entre outros.

O e-book é estruturado a partir dos conceitos para iniciantes e em seguida são abordados os principais pontos de auditoria e as melhores práticas de mercado.

Boa leitura!

Objetivo da auditoria de frete

O objetivo é identificar falhas na execução do processo, divergências de valores e principalmente fraudes. Em um segundo plano, a auditoria também serve para a identificação de oportunidades de melhoria.

Se executada da maneira adequada, esse processo pode fornecer dados e relatórios analíticos para tomada de decisões, influenciando a escolha de transportadoras, planejamento orçamentário e até mesmo redefinindo o preço final de venda dos produtos, além de influenciar na satisfação dos clientes.

Uma empresa sem auditoria, pode ter problemas encobertos durante anos e anos, prejudicando a sua eficiência e a sua saúde financeira. Fazer a auditoria é ideal para evitar erros e melhorar a qualidade geral dos serviços.

Tipos de auditoria

A forma que você irá realizar a sua auditoria está relacionado ao volume de fretes, disponibilidade orçamentária e qualificação da equipe.

“A melhor solução para o seu negócio, não é a melhor solução do mercado. A melhor solução, é aquela que se encaixa na sua necessidade”.

  • Auditoria interna manual
  • Auditoria interna com sistema
  • Auditoria terceirizada

Auditoria interna manual

Em empresas com menos volume de dados, mais tradicionais ou desatualizadas, o registro de informações pode ser manual, através de planilhas ou até mesmo em cadernos. Neste caso, a única opção é criar um processo de auditoria manual.

Por envolver mais do fator humano no processo, o ideal é ter uma acuracidade menor, uma amostragem pequena e a única forma de realizar as conferências é após o acontecimento do fato.

Vantagens

Como é feita através de planilhas, costuma ser a forma mais barata e de simples implantação.

 

Desvantagens

O volume de documentos pode tornar inviável a conferência manual;

Pode ser um processo muito moroso, e exigir horas de análise;

Processo mais suscetível a erros, pois envolve muito o fator de análise humana.

 

Auditoria interna sistematizada

Para realizar uma auditoria via sistema, em primeiro lugar, é necessário adotar um sistema para a gestão de fretes, que contenha um módulo de auditoria. Desta forma, a conferência pode ser realizada de forma automática em um tempo muito menor, além disso, um software pode realizar simulações para escolher a melhor opção de frete, acompanhar o processo de entrega e avaliar o desempenho das transportadoras.

Vantagens

Automatização do processo;

Diminuição do fator humano;

Velocidade no processo;

Realizar a auditoria com antecedência, antes de pagar o frete para a transportadora;

Acessibilidade, às informações não ficam restritas apenas ao computador de um usuário.

 

Desvantagens

Curva de aprendizagem: no início pode ser um pouco trabalhoso, cadastrar as informações e treinar a equipe, mas no médio prazo esse “custo” tende a desaparecer;

Custo de aquisição de software.

 

Auditoria terceirizada
Existe a opção de contratar auditores externos para realizar o processo, você pode contratar uma empresa de auditoria ou um consultor para realizar o papel de auditor.


Vantagens

É uma visão mais imparcial da situação, sem envolvimento com a equipe ou com nenhum tipo de fornecedor;

Caso a contratação seja de uma empresa de auditoria, existe uma rotatividade dos auditores, evitando a criação de vínculos emocionais e também possibilitando novas visões sobre a área;

Cobranças de serviços devem ser feitas por pessoas desconhecidas pelos colaboradores. Assim, quem está sendo cobrado não se sente injustiçado por um colega conhecido;

Geralmente esse profissional possui um bom Know-how, que pode contribuir muito para a área, principalmente na correção das anomalias encontradas na auditoria.

Desvantagens

É uma solução com um custo muito alto, uma vez que envolve a contratação de uma mão de obra especializada;

O trabalho é realizado sobre amostragem, portanto o nível de acuracidade está diretamente ligado ao tempo de trabalho.

Para realizar uma auditoria e encontrar possíveis anomalias e oportunidades de melhoria, será necessário reunir informações essenciais sobre o funcionamento do setor:

Tabelas de fretes;

Relatório de acompanhamento de entregas, com valores e datas;

Relatório de sinistros e extravios.

Caso você não tenha as informações acima ou se sinta inseguro com seus dados atuais, aconselhamos iniciar a implementação de um sistema logístico.

Divergências entre o frete pago e o frete negociado

Esse é um problema comum, que pode ser causado por uma simples falha no cálculo ou até mesmo indicar algum esquema fraudulento. Portanto, é muito importante criar uma rotina de conferência entre tabelas e valores cobrados.

Caso o seu controle seja por planilhas, aconselhamos realizar a conferência com mais frequência e com uma amostragem maior, pois existe mais facilidade de manipulação dos dados e erro de fórmulas.

O sistema já realiza essa conferência de forma automática, evitando o pagamento com erros ou em duplicidade. Embora o processo seja mais automático, ainda existe o risco de uma tabela estar desatualizada dentro do sistema, portanto, ainda é necessário fazer uma conferência manual.

O que procurar? Possíveis fontes da anomalia.

Tabela desatualizada no sistema ou na planilha;

Erro no cálculo do frete, este caso é mais comum em planilhas;

Cálculos feitos por fora da tabela;

Erro ao informar o peso da carga;

Pagamentos em duplicidade.

Conluio ou fraude no pagamento de fretes

Esse é um problema bem grave e que pode ser difícil de descobrir, ainda mais se a pessoa que paga os fretes é a mesma pessoa que também contrata. Às vezes, os valores roubados são pequenos, mas a longo prazo são bem representativos.

A fim de reduzir os riscos, algumas práticas são recomendadas:

O colaborador que contrata os fretes não pode ser a mesma que aprova os pagamentos;

A empresa deve possuir um módulo de aprovação de pagamentos de fretes;

Realizar um rodízio dos operadores de transporte, para evitar vínculos com transportadora;

O operador não deve ser capaz de alterar a tabela de fretes sem a aprovação do gestor.

O que procurar? Possíveis fontes da anomalia.

Fretes pagos e não realizados sem a devida justificativa;

Adulteração do peso da carga para aumentar o valor do frete;

Mudança na tabela de fretes sem aprovação;

Divergências entre o frete pago e o frete negociado;

Sinistros sem a devida tratativa.

Falta de contestação de sinistros e avarias

A falta de relatórios e histórico de dados pode fazer com que situações importantes sejam esquecidas. É recomendável ter um mapeamento preciso das situações de sinistros e avarias, a fim de identificar um padrão, que pode ser remediável.

É fundamental que todo sinistro tenha as devidas tratativas e acompanhamento, como BO na polícia e acionamento do seguro. Esses dados também servem de indicador de desempenho das transportadoras. Uma transportadora com muitas avarias ou extravios, pode e deve ser substituída.

O que procurar? Possíveis fontes da anomalia.

Alto índice de sinistro e avarias cometidos pela mesma transportadora;

Regiões onde a entrega é inviável;

Sinistros sem o devido tratamento, com BO e acionamento de seguro.

 

Baixo desempenho nas entregas

É importante realizar um acompanhamento mensal do desempenho das entregas, incluindo o custo do quilômetro rodado (aprenda a calcular clicando aqui). Indicadores como o OTIF (On-Time & In-Full) medem se as entregas foram feitas certas e dentro do prazo. Nós escrevemos um artigo de como calcular esse indicador, clique aqui.

O que procurar? Possíveis fontes da anomalia.

Alto índice de devolução;

Entregas erradas;

Entregas feitas fora do prazo;

Reclamações de clientes.

Fretes acima do praticado no mercado atual

É comum uma mesma empresa ficar muito tempo com um mesmo transportador, o que não deve acontecer é uma inflação de preços em relação ao praticado no mercado.

Geralmente o transportador faz uma oferta tentadora para “entrar no cliente” e depois tenta elevar o valor dos serviços. Com o passar dos anos essa mudança pode ser cada vez mais sutil, e passar despercebida.

O que procurar? Possíveis fontes da anomalia.

Alto índice de devolução;

Entregas erradas;

Entregas feitas fora do prazo;

Reclamações de clientes.

Não agrupamento de notas

O agrupamento de notas fiscais é um processo relativamente simples e que pode trazer economia à conta frete do embarcador. Resumidamente, trata-se de fazer, sempre que possível, a união de notas expedidas no mesmo dia e para o mesmo destinatário para que o transportador emita um único conhecimento, evitando assim o pagamento de frete mínimo para mais de um documento de transporte.

O que procurar? Possíveis fontes da anomalia.

Alto índice de sinistro e avarias cometidos pela mesma transportadora.

Melhores práticas de auditoria

Executor

Deve ser feita por uma pessoa imparcial e que domine o assunto em questão. Pode ser criado uma área de auditoria interna ou até mesmo selecionar um colaborador da logística, sem relação com a contratação e pagamento de fretes, para realizar o processo;

Se possível é importante fazer o rodízio dos auditores.

Periodicidade

A auditoria deve ser realizada de forma periódica, a cada 3 meses por exemplo;

Realize a auditoria de forma surpresa, mesmo que ela seja periódica, você pode alterar a data e fazer no início, meio ou fim do mês;

Se a sua empresa tiver orçamento, contrate pelo menos uma vez uma equipe de auditores externos.

Ferramentas

Indicadores: devem ser reportados e analisados de forma periódica;

Checklist de anomalias;

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