A entrega é um processo crítico com grande influência nas margens e forças competitivas da empresa. Não basta ter uma produção enxuta, se a área logística não faz a sua parte, e os custos com os fretes fogem do controle.
A quantidade de variáveis e detalhes, torna a gestão de fretes um processo complexo e minucioso. Neste artigo vamos abordar três pontos essenciais para auditar e melhorar a gestão de fretes.
O ponto de partida para ação é a informação
Para realizar uma auditoria e encontrar possíveis anomalias e oportunidades de melhoria, será necessário reunir informações essenciais sobre o funcionamento do setor:
- Tabelas de fretes;
- Relatório de acompanhamento de entregas, com valores e datas;
- Relatório de sinistros e extravios.
Caso você não tenha as informações acima ou se sinta inseguro com seus dados atuais, aconselhamos iniciar a implementação de um sistema logístico. A M&O Sistemas conta com um sistema para gestão de fretes inteligente para empresas que contratam fretes, o SMO FRETE.
Tabela de fretes: umas das principais fontes de anomalias
A empresa deve manter uma rotina de conferência entre:
- Tabelas de fretes contratadas;
- Fretes realizados;
- E adicionalmente fazer cotações com novas transportadoras para fins de comparação.
A análise pode identificar pequenas diferenças, tabelas desatualizadas ou até mesmo, relevar o conluio entre transportadoras e funcionários. Para amenizar o risco de fraude, é recomendável utilizar um módulo de conferência de fretes para liberar e aprovar o pagamento das faturas.
Simular e auditar fretes pode ser um processo trabalhoso, mas pode render bons frutos, em média os nossos clientes reduzem em até 5% do valor do frete contrato.
Relatório de acompanhamento de entregas
Este relatório fornece dados para um micro gerenciamento, identificando situações fora do ideal com clientes, regiões e custos. Exemplo:
- Regiões: podem existir regiões onde determinada transportadora é ineficiente, sendo necessário ser substituída.
- Clientes: principalmente com grandes clientes ou magazines é comum a entrega não ser aceita em determinado dia ou prazo, sendo necessário uma política de entrega específica.
- Custos: uma análise entre região, volume por cliente e custos pode influenciar em uma política de pedido mínimo.
Esse tipo de relatório serve de base para a criação de um BI (business intelligence) com indicadores que irão direcionar o setor. O SMO FRETE conta com indicadores que possibilitam a avaliação desempenho e o nível de serviço das transportadoras: entregas no prazo, devoluções e extravios.
Relatório de sinistros e extravios
Este relatório deve ficar “embaixo do travesseiro do gestor”, afinal, o sinistro e extravio abala diretamente o financeiro da empresa e a relação com o cliente. É comum algumas regiões terem mais ocorrências do que as outras, em especial o Rio de Janeiro, que passa por ataques constantes.
Um sinistro sem um boletim de ocorrência pode ser um problema na hora de solicitar o seguro da carga, portanto, cada situação deve ser auditada e contar um checklist de passos a serem tomados para resolver a ocorrência.
A comunicação com a transportadora é essencial para tratativas desses casos, com o SMO FRETE você faz o acompanhamento de todas as etapas do transporte do seu produto por meio do EDI com as transportadoras.
